Besorgungsauftrag

Der Besorgungs- oder Beschaffungsauftrag wird in der Verfassung ausführlich geregelt. Nachstehend in GELB eine Erläuterung der wichtigsten Eckpunkte und Hintergründe. Es gilt der Wortlaut der Verfassung!

Präambel

In einer Welt voller Neider und Korinthenkacker, die sich nicht scheuen auch gerichtlich gegen ehrenamtliche Organisatoren von Freizeitevents vorzugehen da sie nicht einmal die grundlegenden Anstandsregeln des Miteinanders verstehen oder verinnerlichen, ist es leider notwendig, einige präzise Vorvereinbarungen zu treffen, wie das bei uns alles funktioniert. Immer. Ohne, dass es im Einzelfall noch einmal gesondert ausgesprochen, vereinbart oder gar vertraglich dokumentiert werden muss.

Viele unserer Events sind „offene Events“. Das bedeutet, dass ihr einfach mitkommen könnt (in der Regel nach einer Anmeldung – und ggf. Platzbestätigung – bei mir oder dem jeweiligen Organisator). Für „offene Events“ muss ich nichts weiter planen als einen mehr oder weniger unverbindlichen Treffpunkt – das wars. Und dann haben wir einfach alle viel Spaß.

Manche Events erfordern allerdings von mir (dem Moderator, oder einem sonstigen Organisator) eine besondere Besorgung. Das kann die verbindliche Reservierung und Vorausbezahlung einer Sportstätte (zB Bowlingbahn) sein, oder auch der Erwerb von Eintrittskarten / Platzkarten mit Zeitslot (Escape Rooms, Museen), Fahrscheine, oder, last but not least, die Beschaffung und Bezahlung von Theaterkarten. Manchmal sind sogar besondere Datenerhebungen, Korrespondenzen und weitere Recherchen notwendig. Eben alles, wofür ich entweder eine finanzielle Verpflichtung gegenüber Dritten für euch eingehe oder gar direkt etwas bezahlen muss, wenn ich es „bestelle“ oder besondere Auslagen (Porto, Fahrten etc.) habe.

Das ist dann juristisch ein BESTELLAUFTRAG, eine Besorgung für andere (nämlich euch, mich ggf. eingeschlossen). Für derartige Dinge hat der Gesetzgeber eine Rechtsgrundlage im Bürgerlichen Gesetzbuch geschaffen. Ich brauche das also hier eigentlich gar nicht weiter zu erklären – nur das Wichtigste zur praktikablen Handhabung.

Dabei geht es dann eben jedenfalls auch um Geld.

Regelungen im Einzelnen:

(1) Ein Besorgungsauftrag (Bestellauftrag) liegt immer dann vor, wenn der Moderator (oder ein von ihm bestimmter Erfüllungsgehilfe) im Auftrage eines oder mehrerer Teilnehmer an einem Event zu dessen Zustandekommen

gegenüber Dritten (etwa Veranstaltern, Betreibern einer Einrichtung) eine verbindliche Bestellung oder Erklärung abgeben muss, um für ein Event zu reservieren;
gegenüber Dritten (etwa Veranstaltern, Betreibern einer Einrichtung) eine Zahlung zur Sicherstellung eines Events leisten oder versprechen muss;
Reservierungen tätigt, Eintrittskarten oder dergleichen verbindlich bestellt oder erwirbt;
besondere Aufwendungen etwa zur Recherche, Planung, Durchführung, persönlichen Begleitung etc. betreibt und hierfür Korrespondenzen führt, ihm dabei Auslagen für Schriftwechsel, Finanzdienstleistungen, Fahrspesen und dergleichen entstehen – auch wenn diese nur pauschal berücksichtigt werden können;
und/oder
sonstige hierfür notwendige Tätigkeiten leistet, in Auftrag gibt, reserviert, Zeiten hierfür einplant oder Abläufe koordiniert.

Rechtsgrundlage hierfür sind die §§662 ff. BGB (Bürgerliches Gesetzbuch).

(2) Der Gesamtbetrag bei einem Besorgungsauftrag errechnet sich aus dem Hauptgegenstand (z.B. Eintrittskarte) und allen Nebenkosten (z.B. Postversand, Finanzdienstleistungen, Korrespondenzkosten). Macht der Moderator in einem sachlichen oder personellen Fall keine oder nur verminderte Nebenkosten geltend, entsteht hieraus kein adäquater Anspruch für Jedermann oder zu anderen Gelegenheiten. In Ermangelung anderweitiger Berechenbarkeit beträgt die Kostenpauschale des Moderators 5 EUR pro Person und Fall, sofern nicht nachweislich durch den auftraggebenden Teilnehmer deutlich niedrigere Kosten entstanden sind.

(3) Mit der Teilnahmeerklärung des Teilnehmers (Beteiligte) wird der verbindliche Wunsch des Teilnehmers geäußert, an einer vom Moderator beworbenen Veranstaltung (Event) teilzunehmen. Der Teilnahmewunsch ist insoweit verbindlich und erstreckt sich auch auf die Besorgungen, wenn nicht ausdrücklich von einer der beiden Parteien erklärt wird, der Teilnehmer werde oder müsse sich selbst kümmern. Der damit gegebene Besorgungsauftrag kann nur solange kostenfrei widerrufen werden (BGB §671), solange keine feste Zusage durch den Moderator erfolgte (Reservierungsbestätigung) oder bereits mit zeitaufwändigen oder kostenbehafteten notwendigen organisatorischen Tätigkeiten zur Durchführung des Events gem. (1) begonnen wurde. Die Parteien können den eingegangenen Besorgungsauftrag nur kündigen, wenn die Besorgung unmöglich geworden ist oder das Event nicht stattfindet. In der Person des Teilnehmers liegende Hinderungsgründe (etwa die Erkenntnis, zu einem geplanten Termin nicht persönlich teilnehmen zu können, selbst wenn der Grund in seinen Augen „wichtig“ ist), berechtigen nicht zur Kündigung des Besorgungsauftrages und damit verbundene Rückerstattung oder Teilrückerstattung einer geleisteten Zahlung oder Anzahlung, insbesondere, wenn durch diese Kündigung das Event oder dessen Zustandekommen insgesamt oder in erheblichen Teilen beeinträchtigt würde. Vielmehr gehen geleistete Einlagen in die Gesellschaft über, wenn kein Ersatzteilnehmer vom ursprünglichen Teilnehmer gestellt wird.

(4) Ist die Teilnehmerschaft bestätigt oder wurde mit den organisatorischen Leistungen begonnen, hat der Teilnehmer für alle Kosten anteilig einzustehen, welche für das Erreichen des gemeinsamen Zweckes, nämlich der Durchführung der Veranstaltung, notwendig sind. Bei einer Kostenverteilung nach Köpfen bleibt er für seinen Anteil auch bei Wiederabsage, Fernbleiben oder sonstigem gegenüber der Gemeinschaft der Teilnahmewilligen zahlungspflichtig, auch wenn er wieder absagt oder nicht erscheint. Die Gestellung einer geeigneten Ersatzperson für die Teilnahme ist ihm freigestellt; der Moderator ist nicht verpflichtet, für eine Ersatzperson für absagende Teilnehmer zu sorgen; er ist kein „Veranstalter“ oder „Vermittler“ im Sinne des Veranstaltungsrechts – alle Aktivitäten erfolgen gemeinschaftlich. Die verspätete Teilnahme an einem Event (Unpünktlichkeit etc.) ist dem Nichterscheinen gleichgestellt, wenn sich dadurch der Beginn des Events verzögert oder kein Zugang mehr erfolgen kann.

(5) Der Moderator ist berechtigt, von den Teilnehmern Sicherheit für die entstehenden Kosten für die Besorgung einschließlich der Nebenkosten zu verlangen. Der Moderator kann sich weigern, die Besorgung vorzunehmen, wenn nicht Sicherheit geleistet wird. Die Sicherheit ist in bar oder durch Zahlung auf ein vom Moderator zu bestimmendes Konto zu leisten. Die Sicherheit wird zurückgezahlt, soweit sie nicht durch die notwendigen Maßnahmen zur Anbahnung des Events oder vorzuschießende Kosten des Events selbst verbraucht sind – und nur in dem Umfange, in dem der Beauftrage selbst auch evtl. an Dritte für die Veranstaltung gezahlte Gelder (Eintrittskarten etc.) zurückerhält. Die entsprechenden (auch weiteren) Bedingungen der jeweiligen Veranstalter gelten für alle Beteiligten gleichermaßen, nicht nur für den Moderator oder Beschaffer. Jeder Teilnehmer ist selbst verpflichtet, sich ggf. über die Arrangements der Veranstaltung Klarheit zu verschaffen.

(6) Die Beteiligten werden vom Moderator informiert, sobald notwendige Einlassdokumente etc. bei ihm bereitliegen. Eine Zusendung von Eintrittskarten etc. durch den Moderator an Beteiligte erfolgt grundsätzlich nicht. In Ausnahmefällen kann, wenn die Art des Dokuments es hergibt, eine Zusendung in eingeschriebenen Brief erfolgen, wenn zwischen Zusendungswunsch und Eventtermin mindestens 8 Werktage liegen. Die Kosten in Höhe von 5 EUR für Zusatzleistung und Porto hierfür sind vom Beteiligten zu tragen. Ansonsten erfolgt die Übergabe der Karten bei Gelegenheit (anderem Treffen) nach Vereinbarung, sobald die Beschaffung tatsächlich erfolgte. Die späteste Gelegenheit für eine Übergabe ist vor Ort am Veranstaltungstag bis 15 Minuten vor Veranstaltungsbeginn. Der Beteiligte muss hierfür rechtzeitig vor Ort sein und ist selbst für das Zustandekommen des Treffens verantwortlich. Es besteht kein Erstattungsanspruch des Beteiligten, wenn das Treffen dort oder vorher nicht stattfindet. Sollte der Moderator zum Event selbst nicht erscheinen können, haftet er nicht für die rechtzeitige Weitergabe von notwendigen Einlassdokumenten; die Übergabe vor Ort ist nur eine freiwillige „Notfrist“, wenn vorher kein Treffen stattgefunden hat oder hätte stattfinden können. Dies gilt sinngemäß auch für gemeinsame, zusammengefasste und untrennbare Dokumente. Der Moderator behandelt die Dokumente, während sie sich bei ihm befinden, wie Bargeld – darüber hinaus trägt ihn keine Haftpflicht.

(7) Sofern ein Event, für das Besorgungen erledigt wurden, nicht stattfindet, können sich weitere Ansprüche der Teilnahmewilligen nur gegen den Veranstalter direkt wenden und nicht gegen den Moderator. Der Moderator leistet die gewährten Sicherheiten an die Teilnahmewilligen nur zurück, sofern sie auch ihm durch den betreffenden Betreiber/Veranstalter zurückgeleistet werden. Der Moderator ist zur Führung eines Rechtsstreites zur Durchsetzung nur verpflichtet, wenn die Kosten hierfür von den Beteiligten sichergestellt werden. Auch eine nur teilweise Rückleistung ist möglich – alle Rückleistungen verstehen sich abzüglich der entstandenen Aufwendungen des Moderators und aller Nebenkosten, einschließlich der Nebenkosten der Rückleistung.

(8) Für die Verlegung eines Events durch die jeweiligen Veranstalter kann der Moderator nicht unmittelbar haftbar gemacht werden. Eine Rückforderung von Geld gegen den Moderator ist ausgeschlossen, wenn nicht auch der Veranstalter Geld zurückerstattet.

(9) Soweit die Regelungen hier nicht angegeben sind, gelten die gesetzlichen Regelungen des BGB. Dies gilt auch, sollte eine hier getroffene Regelung aus irgendeinem Grunde nichtig oder ungültig sein oder werden. Für alle Streitigkeiten: Siehe IMPRESSUM/DISCLAIMER. Anderweitige Vorbedingungen seitens der Teilnehmer haben keine Gültigkeit, wenn sie nicht vom Moderator oder beauftragten ausdrücklich schriftlich bestätigt werden.

=ALTE FASSUNG GÜLTIG BIS EINSCHLIESSLICH 30.4.2025=
Diese Fassung wurde durch die neue Fassung oben am 1.5.2025 abgelöst.

Manche Events erfordern allerdings von mir (dem Moderator, oder einem sonstigen Organisator) eine besondere Besorgung. Das kann die verbindliche Reservierung und Vorausbezahlung einer Sportstätte (zB Bowlingbahn) sein, oder auch der Erwerb von Eintrittskarten / Platzkarten mit Zeitslot (Escape Rooms, Museen), Fahrscheine, oder, last but not least, die Beschaffung und Bezahlung von Theaterkarten. Eben alles, wofür ich entweder eine finanzielle Verpflichtung gegenüber Dritten für euch eingehe oder gar direkt etwas bezahlen muss, wenn ich es „bestelle“.

Dabei geht es dann eben jedenfalls auch um Geld.

Denn, solange ich nicht erheblich im Lotto gewonnen habe, kann ich euch ja leider nicht „einladen“, und jeder muss „selber zahlen“. GOBINDA ist eben gebührenfrei, aber nunmal nicht unbedingt kostenlos. Solche Events, bei denen ich etwas besorgen muss, bezeichnen wir hier als „nicht offene Events“ oder eben „Besorgungsevents“.

Oftmals werde ich (der Moderator) die notwendige Besorgung vornehmen; „verantwortlich“ in dem Sinne ist immer der im Event genannte „Organisator“. Immer gelten dabei ein paar kleine Regeln, die unbedingt von allen Beteiligten beachtet werden müssen. Diese werden nachstehend zunächst am Beispiel für die Beschaffung von Theaterkarten erläutert, sie gelten aber adäquat auch für alle anderen Gelegenheiten einer solchen Besorgung, gleichgültig um was im Einzelnen es sich dann dabei handelt. Zusätzliche Regelungen für speziellere Besorgungen und deren Handhabung finden sich dann nachstehend bzw. werden mit dem einzelnen Event bekanntgegeben.

Seit 1.4.2025 (vorläufig) eingefügt: Der Moderator bzw. dessen Erfüllungsgehilfe ist in diesem Zusammenhang jedenfalls berechtigt, eigene Auslagen, die sich aus der Organisation des Events ergeben, geltend zu machen und hierfür eine angemessene Aufwandserstattungspauschale anteilig nach Köpfen gegenüber jedem Beteiligten in Ansatz zu bringen. Diese umfasst sodann ausdrücklich aber nicht abschließend sämtliche im Dafürhalten des Organisators notwendigen Fernmelde/Kommunikationsspesen, Schreibarbeiten für Schriftwechsel, Bankgebühren, Fahrtkosten und Botengänge. Sofern diese Kosten nicht anderweitig darzustellen sind, erfolgt an der Stelle dieser einzelnen Darstellung die pauschale Berechnung für den gegenüberstehenden Zeitaufwand in Höhe des jeweils zum Zeitpunkt des Entstehens allgemeinen gesetzlichen Mindestlohnes. Soweit durch die Handlungen oder Unterlassungen einzelner Personen besonderer Mehraufwand entsteht, fällt dieser soweit feststellbar der/den Betroffenen direkt nach Köpfen, ansonsten der beteiligten Teilnehmerschaft insgesamt anteilig zur Last. Der Moderator bzw. dessen Erfüllungsgehilfen können auf die Auslagenerstattung ganz oder teilweise verzichten, irgendein Rechtsanspruch auf diesen Verzicht besteht aber nicht. Der Anspruch auf Aufwandserstattung erlischt auch nicht dadurch, dass das zugrundeliegende Event gar nicht, erst zu einem anderen Zeitpunkt, oder an einem anderen Ort oder sonstwie verändert auf eine Weise stattfindet, die nicht der Moderator oder dessen Erfüllungsgehilfe durch grobe Fahrlässigkeit oder Vorsatz zu verantworten hätten. Tritt ein Beteiligter vom Besorgungsauftrag zurück, hat er die bis zu diesem Zeitpunkt entstandenen Auslagen mit zu tragen. Die Besorgung gilt ab dem Moment als erfüllt, als die Besorgung für einen bestimmten Termin angekündigt oder verbindlich in Auftrag gegeben ist – ein Rücktritt hiernach geschieht jedenfalls dann zur Unzeit. Der Moderator ist berechtigt, eine zum Zwecke der Sicherstellung des Events erhaltene Sicherheitsleistung einzubehalten, bis das Event durchgeführt oder dessen Durchführung unmöglich geworden ist. Die Sicherungsleistungen werden ggf. zur Deckung aller Kosten herangezogen, insbesondere, um eine Mehrbelastung anderer Beteiligter zu vermeiden (Beispiel siehe unten). Ein Rückzahlungsanspruch entsteht nur bei Stellung geeigneter Ersatzteilnehmer durch den Zurücktretenden, welche rechtzeitig an seiner Statt die erforderliche Sicherheitsleistung zahlen. Geeignet sind nur Teilnehmer, welche dem Anforderungsprofil im Allgemeinen entsprechen, als zuverlässig einzustufen und nicht durch Hausverbot vorbelastet sind.

Beispiel: Für einen Bowlingabend melden sich zunächst 8 Personen an. Es sollen für diese insgesamt zwecks gemeinsamer Durchführung (einschließlich des Organisators) 2 Bahnen für je 2 Stunden gemietet werden, damit 2×4 gespielt werden kann. Eine Stunde kostet pro Bahn 40 EUR, sodass ein Gesamtbedarf von 160 EUR entsteht. Bei 8 Personen entfallen auf jede Person 20 EUR. Diese 20 EUR werden vorab kassiert. Die Anmietung der Bahn soll erfolgen, sobald sich mindestens 8 Personen gemeldet haben. Theoretisch wären aber auch 9-12 Personen möglich (es spielen dann mehr Personen auf einer Bahn).
1) Eine Person zahlt nicht rechtzeitig. Sie wird einfach aus der Teilnehmerliste gestrichen und hat keinen Teilnahmeanspruch.
2) Eine Person erklärt nach erfolgter Zahlung, doch nicht Teilnehmen zu wollen. Die Bahn ist noch nicht bestellt. Die zurücktretende Person hat Anspruch auf Erstattung des eingezahlten Betrages, aber nur abzüglich der hierdurch entstehenden Kosten und des ggf. daraus resultierenden Mehraufwandes des Organisators (etwa bereits entstandene Bankspesen oder für zusätzliche Werbung).
3) Eine Person erklärt nach erfolgter Zahlung, doch nicht teilnehmen zu wollen. Es war aber bereits das Kontingent von 8 Personen erreicht und die Bahn ist schon bestellt (die Rücktrittserklärung kam nicht rechtzeitig). Diese Person hat zunächst keinen Anspruch auf Erstattung der von ihr bezahlten 20 EUR, es sei denn, sie stellt einen Ersatzteilnehmer (oder ein solcher wird ohne Zusatzaufwand über die ohnehin ansonsten teilnehmenden Personen hinaus gefunden). Ansonsten würden sich die anteiligen Kosten der anderen Personen ja erhöhen.
4) Nachdem alles in trockenen Tüchern scheint und sich sogar 10 Personen gemeldet haben , sagen 2 Personen jedoch wieder ab, ohne einen Ersatzteilnehmer zu liefern. Es wären dann wieder nur noch 8 Personen übrig, welche die 160 EUR zu stemmen hätten. Da jedoch die Absage verspätet erfolgte, erfolgt eine Rückzahlung an diese (so wie an alle anderen Teilnehmer auch) jedoch nur derart, dass alle 10 nun einen gleichen Betrag zu zahlen hätten (jeder also 16 EUR bei 10 Personen). Der Rückzahlungsanspruch der nicht erscheinenden oder absagenden Personen beschränkt sich auf je 4 EUR. „Ihr seid ja noch genug“ ist hier kein Rechtfertigungsgrund, da sich die übrigen Beteiligten inzwischen finanziell ja auf 10 Personen eingerichtet hatten (und nicht nur auf 8).

Ich (der Moderator) bin definitiv kein gewerblicher „Pauschalanbieter“. Besondere Ansprüche gegen mich sind jedenfalls ausgeschlossen, wenn zum Beispiel ein Veranstalter ein Event absagt oder verlegt. Ich werde mich dann bemühen, eine Lösung zu finden – mehr kann ich aber nicht versprechen und auf mehr besteht eben auch kein Anspruch. Nochmal: Alles hier ist PRIVAT!

KARTENBESCHAFFUNG DURCH MICH (Moderator):

Alles über die Beschaffung von

Theater / Bühnenkarten
Eintrittskarten
Bahnmieten/Sportstätten

und dergleichen mehr!

In vielen Fällen wird, um zusammenhängende Plätze zu gewährleisten, eine gemeinsame Kartenbeschaffung erforderlich sein. Soweit ich (der Moderator) an einem Event selbst beteiligt bin (was ja normalerweise der Fall ist), werde ich die Kartenbeschaffung für die Gruppe übernehmen – allerdings nur für diejenigen, die mir vorab die Kosten hierfür überweisen (an die Bank, kein PayPal oder sonstiges Gedöns). In Ausnahmefällen nehme ich Barzahlung entgegen.

Spätestens mit der Teilnahmebestätigung wird der notwendige Betrag zur Zahlung fällig. Können die Endkosten nur „überschlagen“ werden, wird der angegebene Betrag zur Zahlung fällig und Mehr- bzw. Minderzahlungen bei nächster Begegnung zum oder nach dem Event ausgeglichen. Der Moderator tritt nicht in Vorlage und der Besorgungsauftrag wird im Zweifel durch die Erklärung, an dem betreffenden Event teilnehmen zu wollen, erteilt.

Die Kosten bestehen aus dem Preis der Karte, der Vorverkaufsgebühr, ggf. den Kosten für versicherten Versand an mich und sonstige Nebenkosten. Ein Weiterversand an die einzelnen Teilnehmer ist nicht vorgesehen und erfolgt auch nur bei Übernahme dieser Kosten und des Zusatzaufwandes. Erworbene Karten werden, wenn sie trennbar sind, nach Möglichkeit vor dem Veranstaltungstermin an die Beteiligten verteilt – ansonsten vor dem Event selbst, was dann natürlich pünktliches Erscheinen aller Beteiligten voraussetzt. Im Übrigen müsst ihr mir soweit vertrauen, dass ich dann eine geeignete Kategorie auswähle. Reklamationen dazu mir gegenüber sind jedenfalls ausgeschlossen. Ich mache das ja nicht gewerblich, sondern es ist nur ein organisatorisches Entgegenkommen! Ich übernehme daher letztlich auch keinerlei besondere Haftung! Wer regelmäßig dabei ist, dem sei es unbenommen, bei mir ein ständiges „Deposit“ anzulegen (das ist Geld, das ich verwalte, und auf das ich zugreife, wenn ich für jemanden etwas beschaffen soll – also ein bisschen so etwas wie ein „Treuhandkonto“).

Wichtig: Es gibt keine „Versicherung“. Sollte jemand dann zum Termin nicht Mitkommen können, ist das schade, aber nicht mein Problem hinsichtlich erworbener Karten – auch wenn ich diese noch „besitze“, weil ich sie gemeinschaftlich besorgt habe. Weder ist es meine Aufgabe, dann einen Ersatzteilnehmer zu suchen, noch derart überzählig gewordene Karten über einschlägige Plattformen anzubieten oder sonstigen besonderen Aufwand zu betreiben. Die Rückgabe einmal erworbener Karten an den Veranstalter ist in der Regel eh ausgeschlossen. Falls ich ausnahmsweise dann nochmal tätig werde, erfolgt das aus reiner Kulanz ohne jeglichen „Anspruch“; die Weiterberechnung entstehenden besonderen Aufwandes bleibt vorbehalten.